Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjät ja yhteystiedot

Lapland Boutique Resorts (LBR) on brändi, jonka alla eri oikeushenkilöt tarjoavat matkailu- ja majoituspalveluja. Henkilötietojesi käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä määräytyy kyseessä olevan majoituskohteen tai palvelun mukaan:

• Hilltop Hotel Iso-Syöte: Jepetron Oy, Y-tunnus 3434075-9. Yhteysosoite: Isosyötteentie 246, 93280 Syöte, Suomi.
• Ruka Safaris, Iisakki Village ja Oivanki Resort: Ruka Experiences Oy, Y-tunnus 3238982-3. Osoite: Myllylahdentie 4, 93830 Rukatunturi, Suomi.

Jos matkaohjelma sisältää useamman Lapland Boutique Resorts -brändin alla toimivan yhtiön tarjoamia palveluja, kukin oikeushenkilö vastaa henkilötiedoista, joita se käsittelee omien palvelujensa yhteydessä.

Jepetron Oy ylläpitää LBR:n yhteistä verkkosivustoa ja teknistä matkaohjelma-alustaa. Se on Cloudflare-, OpenAI API-, ChatGPT Workspace/Sites- ja Resend-tilien haltija.

Tässä selosteessa LBR ja ”me” tarkoittavat asianomaisia brändin alla toimivia yhtiöitä, eivät erillistä oikeushenkilöä.

Tietosuojakysymykset ja pyynnöt voi lähettää osoitteeseen sales@isosyote.fi.

2. Soveltamisala, tiedot ja niiden lähteet

Seloste koskee verkkosivustoa www.laplandboutiqueresorts.fi, edellä mainittuihin palveluihin liittyviä yhteydenottoja ja lomakkeita sekä asiakkaiden matkaohjelmapalvelua.

Verkkosivuston yhteydenotot ja lomakkeet voivat sisältää nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi, yrityksesi nimen sekä tarjouspyyntöä tai varausta varten antamasi tiedot. Sivuston käytöstä voi syntyä IP-osoitteita, teknisiä tunnistetietoja sekä eväste- ja analytiikkatietoja.

Matkaohjelmaa varten käsiteltäviä tietoja voivat olla asiakkaan ja ryhmän nimi, varaustunnisteet, matkapäivät, majoitus- ja huone- tai majoitusyksikkötyypit, ateriapaketti, aktiviteetit, ateriat, kuljetukset, noutotiedot, osallistujamäärät, tarpeelliset ikäryhmät, kielitoive ja tarpeelliset käytännön huomautukset. Varauskuvakaappaukset ja ladatut tiedostot voivat sisältää näitä tietoja.

Tietoja voidaan saada sinulta, toiselta matkaseurueesi jäseneltä, matkanjärjestäjältä, matkatoimistolta, jälleenmyyjältä, välittäjältä tai varaus- ja toiminnanohjausjärjestelmistä. Tietoja voidaan siis saada myös välillisesti. Ota yhteyttä, jos tiedoissa on virheitä.

Rajaamme käytettävät tiedot pyydettyjen palvelujen kannalta tarpeellisiin tietoihin.

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käytämme henkilötietoja yhteydenottoihin vastaamiseen, tarjousten laatimiseen, varausten käsittelyyn, asiakassuhteiden hoitamiseen ja pyydettyjen palvelujen järjestämiseen.

Matkaohjelmapalveluun kuuluvat tarpeellisten varaustietojen poimiminen, ohjelmien laatiminen ja kääntäminen, aktiviteettien ja käytännön järjestelyjen päivittäminen, Word- ja PDF-asiakirjojen tuottaminen, verkossa olevan matkaohjelman tarjoaminen, matkaohjelma- ja päivityssähköpostien lähettäminen sekä tarpeellisen lähetyshistorian ylläpitäminen.

Kun olet sopimuksen osapuoli, tarpeellinen käsittely perustuu sopimuksen täyttämiseen tai pyynnöstäsi toteutettaviin sopimusta edeltäviin toimiin.

Kun toinen osapuoli järjestää matkasi, oikeutettuihin etuihimme kuuluvat varattujen palvelujen koordinointi ja valtuutettujen vastaanottajien pitäminen ajan tasalla. Oikeutettuun etuun perustuvat myös tarpeellinen tietoturva, vianmääritys, oikeasuhtainen lähetyshistoria ja palvelujen kehittäminen. Näitä etuja on punnittava suhteessa oikeuksiisi ja vapauksiisi.

Suostumusta käytetään silloin, kun markkinointiviestintä, valinnaiset evästeet tai analytiikka sitä edellyttävät. Voit peruuttaa suostumuksesi ilman, että peruutus vaikuttaa sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen. Matkaohjelmaa koskeva käytännön viestintä on erillään markkinoinnista.

Käsittelemme tietoja myös silloin, kun se on tarpeen soveltuvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, kuten tietosuojaoikeuksia koskeviin pyyntöihin vastaamiseksi.

Tarpeellisten varaustietojen antaminen on yleensä pyydetyn palvelun toteuttamisen edellytys. Ilman niitä emme välttämättä pysty laatimaan oikeaa matkaohjelmaa tai toteuttamaan järjestelyjä. Valinnaisten tietojen antaminen on vapaaehtoista.

4. Tietojen saajat, palveluntarjoajat ja kansainväliset siirrot

Tietoihin pääsevät vain valtuutetut työntekijät ja palveluntarjoajat, jotka tarvitsevat niitä tehtäviensä hoitamiseen. Tarpeellisia tietoja voidaan jakaa varatut palvelut toteuttaville yhtiöille. Matkaohjelmia voidaan lähettää sinulle ja varaukseesi liittyville valtuutetuille vastaanottajille.

Verkkosivuston palveluihin voi liittyä hosting-, varaus- ja maksujärjestelmiä, lomake- ja sähköpostipalveluja sekä käytössä olevia analytiikka- ja karttapalveluja, kuten Google Analytics ja Google Maps.

LBR käyttää matkaohjelmapalvelun toteuttamiseen ja toimittamiseen palveluntarjoajia, kuten Cloudflarea, OpenAI API:a ja Resendiä. Osa käsittelystä voi tapahtua Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tällöin LBR tukeutuu EU:n tietosuojalainsäädännön ja soveltuvien henkilötietojen käsittelysopimusten mukaisiin siirtoperusteisiin ja suojatoimiin, kuten soveltuvin osin tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen tai vakiosopimuslausekkeisiin. Tietoja käytetyistä suojatoimista ja siitä, miten niistä voi saada jäljennöksen, voi pyytää LBR:ltä jäljempänä olevien tietosuojayhteystietojen kautta.

Henkilötietoja ei luovuteta ilman lainmukaista perustetta.

5. Evästeet ja verkkosivuston analytiikka

Verkkosivusto käyttää evästeitä ja vastaavia tekniikoita välttämättömiin toimintoihin, asetuksiin, analytiikkaan ja käyttökokemuksen parantamiseen. Valinnaisiin evästeisiin, analytiikkaan ja kolmannen osapuolen sisältöön pyydetään suostumus silloin, kun sitä edellytetään.

Voit tarkistaa ja muuttaa valintojasi sivuston tietosuoja- tai evästeasetuksissa. Valinnaisista evästeistä kieltäytyminen ei estä yhteydenottoa palveluihimme liittyen.

Sivustolta linkitetyissä erillisissä evästeselosteissa kerrotaan tarkemmin käytettävistä evästeistä, niiden tarkoituksista ja kestosta. Tämä tietosuojaseloste täydentää niitä.

Suostumukseen perustuvan markkinointiviestinnän voi lopettaa peruuttamalla suostumuksen tai käyttämällä viestissä olevaa tilauksen peruutusmahdollisuutta.

6. Verkossa olevat matkaohjelmat ja tietoturva

Verkossa oleva matkaohjelmasi avautuu yksityisellä linkillä, joka sisältää turvallisen käyttöavaimen. Linkin haltija voi päästä katsomaan ohjelman sisältöä. Jaa linkki vain tarkoitetuille vastaanottajille.

Katselupalvelu ei ole julkinen asiakasmatkaohjelmien hakemisto. Linkit voidaan poistaa käytöstä, eivätkä vanhentuneet käyttöavaimet enää anna pääsyä ohjelmaan.

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä sekä käyttöoikeuksilla.

Automaattinen tietojen poiminta ja kääntäminen tukevat henkilöstöä matkaohjelmien laatimisessa. Henkilöstö voi tarkistaa ja korjata tiedot. Matkaohjelmapalvelu ei tee sinua koskevia, yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi oikeudellisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia.

7. Säilytys ja poistaminen

Verkkosivuston yhteydenottoja, lomaketietoja ja asiakastietoja säilytetään niin kauan kuin niiden tarkoitukset, tarpeellinen jatkokäsittely ja soveltuvat lakisääteiset velvoitteet edellyttävät.

Matkaohjelmapalvelun ajastettu poistoprosessi poistaa lähdekuvakaappaukset ja -tiedostot sekä poistaa julkiset matkaohjelmalinkit käytöstä 30 päivän kuluttua lähtöpäivästä. Tunnistettavat matkaohjelmatiedot, tuotetut asiakirjat ja henkilötietoja sisältävä lähetyshistoria poistetaan tai anonymisoidaan 90 päivän kuluttua lähtöpäivästä. Toimenpiteet toteutetaan ajastetuissa ajoissa. Anonyymejä toiminnallisia tietoja voidaan säilyttää.

Nämä säilytysajat eivät korvaa muiden järjestelmien tietoja, kuten kirjanpitoaineistoa, koskevia erillisiä lakisääteisiä vaatimuksia.

Verkkolinkin poistaminen käytöstä ei poista jo ladattuja asiakirjoja tai vastaanotettuja sähköposteja. Vastaanottajien hallussa oleviin kopioihin ja laatimistyökalun ulkopuolella säilytettäviin palveluntarjoajien tietoihin sovelletaan niiden asianmukaisia säilytysjärjestelyjä.

8. Oikeutesi

Soveltuvien edellytysten täyttyessä voit pyytää pääsyä henkilötietoihisi, niiden oikaisua, poistamista, käsittelyn rajoittamista tai tietojen siirtämistä. Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja peruuttaa suostumuksesi, kun käsittely perustuu siihen. Suoramarkkinointia voit vastustaa milloin tahansa.

Lähetä kysymykset ja pyynnöt osoitteeseen sales@isosyote.fi. Saatamme pyytää oikeasuhtaisia lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi.

Voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle osoitteessa https://tietosuoja.fi tai muulle toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

9. Tietosuojayhteydenotot

Sähköposti: sales@isosyote.fi
Verkkosivusto: https://www.laplandboutiqueresorts.fi